Autre

Dans ce chapitre, nous allons nous concentrer sur le large éventail de fonctions réservées dans notre système aux gestionnaires de clubs.
Ces fonctions se répartissent essentiellement en deux catégories:

• la saisie des données descriptives du club lui-même
• la saisie des données concernant ses membres

Les données du club

La description du club permet à ses dirigeants de mettre en évidence les atouts dont dispose le club pour la pratique de l'aéromodélisme, comme:

• son infrastructure avec des détails sur la situation géographique précise du terrain (coordonnées GPS au format "degré-minute-seconde" ou au format numérique type "Google maps"), la longueur de la piste principale, les facilités disponibles (club house, toilettes, parking, clôture de sécurité, nature de la piste, restrictions éventuelles, etc.)
• les catégories de modèles pratiquées (propulsion par moteur thermique ou électrique, types d'appareils (planeur, avion, hélico, multicoptère)
• les données personnelles complètes des principaux responsables du club (président, secrétaire, trésorier, personne de contact)
• le logo du club et l'adresse de son site web s'il existe
• une série de photos illustrant les spécificités du club
• un texte enfin où l'on peut expliciter tout ce que l'on considère utile pour intéresser un éventuel candidat à l'affiliation

Une description attrayante et complète

L'ensemble de ces données apparaît sur la page descriptive du club qui est accessible soit à partir de la carte générale de situation de tous les clubs, soit par une recherche spécifique sur le nom de celui-ci (l'outil "loupe" qui permet la recherche de toute information dans le site est présent en haut à droite de toutes les pages). Sur la page du club figurent en bonne place son logo, les principales données de contact, les catégories et spécificités, une galerie de photos clicquable et les évenements à venir organisés par le club. On affiche aussi le nombre de membres, la longueur de la piste principale, le nombre de modèles déclarés et le nombre de brevets détenus par les membres du club. Bref : tout est là pour attirer l'attention du grand public sur votre club, y attirer le grand public lors de vos événements et attirer l'intérêt d'un membre potentiel. C'est à vous de jouer pour que ce soit attractif !

Disposer des droits d'édition

Pour accéder aux droits d'édition de ces informations, il faut évidemment que vous soyez connu comme gestionnaire de votre club dans le système informatique. Nous réitérons l'invitation aux dirigeants de tous nos clubs, s'ils ne l'ont pas déjà fait, de transmettre au secrétariat la liste complète des personnes qui doivent disposer de ces droits. En principe une personne suffit pour communiquer ces informations : votre "contact-club", car il est réputé vous connaître et disposer de toute information requise.

La gestion des membres

Dans sa réforme du système informatique, l'AAM a voulu mettre à la disposition des gestionnaires de ses clubs des outils novateurs qui devraient leur simplifier considérablement la vie. Puisque le membre a un accès direct à toutes ses données personnelles, il devient simple pour le gestionnaire de son club de gérer son statut d'affiliation.

Réinscription des membres de l’année précédente ou de plus anciens membres

Il suffit au trésorier de cocher la case au début de la ligne du membre, puis de cliquer sur la case "Signaler payement coti" tout en bas de la liste. Notez qu'il est possible de cocher plusieurs membres pour signaler en une opération le paiement de leurs cotisations. Dès la fin de l'étape précédente, un message a été envoyé au secrétariat de l'AAM pour l'avertir d'une nouvelle demande d'affiliation. Une fois le paiement reçu, le trésorier de l’AAM le fera savoir au trésorier/secrétaire du club. Les cartes mises à jour sont alors disponibles.  Soit le club indique à son membre que cette carte est disponible, soit il lui envoie le fichier pdf correspondant, soit encore il imprime la carte et la fait parvenir au membre de la main à la main lors d'une visite au terrain, soit encore la carte est confiée à la Poste. Cette dernière option est aussi la plus coûteuse pour le club puisqu'il faut alors supporter le coût des timbres.

Membre de plusieurs clubs ?

Une part significative des membres de l'AAM sont affiliés à plus d'un club. Par le passé, nous ne disposions d'aucun outil pour gérer cet aspect de nos affiliations. Ce n'est désormais plus le cas, puisqu'on a introduit la notion de "club principal", qui est tout simplement celui auprès duquel une personne a réglé son affiliation à l'AAM. Tout autre club auquel il s'est également affilié est connu comme "club secondaire". Sur la carte de membre n'apparaît cependant encore que l'unique mention du club principal. C'est une de choses que l'on veillera à améliorer lors d'une phase de retouches au système. Notons au passage que toute personne qui a été un jour affiliée à l'AAM figure dans notre base de données. Il y a actuellement plus de 9000 cas, dont environ 2500 sont actuellement membres en règle pour l'année en cours.
Dans la page qui présente le listing des membres pour le gestionnaire du club apparaissent diverses couleurs en fonction du statut actuel de chaque membre.

• un membre en règle pour l'année en cours apparaît sur fond vert
• un membre qui était en règle l'année précédente est présenté sur fond jaune
• un membre en règle pour l'année en cours, mais dont le club principal est ailleurs, apparaît sur fond bleu
• un membre qui n'est actuellement pas en règle apparaît sur fond rouge
• un membre présenté sur fond pourpre est réputé en règle AAM pour l'année en cours, mais n'est renseigné comme membre d'aucun club. Il présente donc une anomalie : soit il a été exclu de son club soit il est décédé et son décès a été pris en compte dans le système

Le contenu des colonnes du listing

Le listing à l'écran des membres d'un club comporte colonnes, dont certaines présentent du texte (nom, prénom, etc.) et d'autres des signes reflétant un état. En première colonne figurent des cases à cocher. On y reviendra. Viennent ensuite:

St. : cette colonne reprend une indication rapide du statut de chaque personne. On y trouve les symboles suivants:

• une coche (sorte de "v") signifie que le membre est affilié à votre club comme club principal
• un carré avec flèche partant du coin supérieur droit indique que le membre est affilié chez vous, mais aussi, comme club principal, dans un autre club
• un point d'exclamation dans un triangle (signe routier de danger) indique que le membre n'est pas en ordre de cotisation ou n'est pas réinscrit
• un  Ø (O barré) indique que la personne n'est plus membre d'aucun club

Cl. : cette colonne concerne l'état de membre vis-à-vis de son club

• une coche sur rond vert indique que le membre est affilié au club
• un cercle barré horizontalement (signe routier de sens unique) indique qu'il a été résilié

Mag. : un carré coché indique si le membre désire, ou a désiré dans le passé, recevoir le trimestriel publié par l'AAM

Date : ici figure la date de la dernière mise à jour du membre

Nom et prénom : comporte évidemment ces données pour chaque personne

AAM : ici figure le matricule AAM du membre (l'initiale de son patronyme suivi que 1 à 4 chiffres) - ce numéro est unique et attribué à vie à toute personne qui a été un jour affiliée

Type : indique si le membre est junior ou senior

Club p. : comporte le nom de code du club principal (B pour les clubs du Brabant, H, pour le Hainaut, etc.)

Cot : indique l'année pour laquelle la cotisation à l'AAM a été payée pour la dernière fois

Inscription d’un nouveau membre

Phase 1 - Saisie des données personnelles pour affilier un membre

La procédure d'inscription d'un nouveau membre commence par une action du gestionnaire de club. Il clique le grand bouton "AJOUTER UN MEMBRE". Il lui faut connaitre un maximum de choses à propos de cette personne, et notamment il est indispensable d'en connaitre le nom, le prénom, la date de naissance et disposer d'une adresse de messagerie fonctionnelle. On aura aussi demandé à la personne si elle a déjà, par le passé, été membre de notre fédération, auquel cas on lui demande son matricule AAM. Si elle ne s'en souvient pas, on le repèchera pour elle... Une fois le bouton "AJOUTER UN MEMBRE" cliqué, le système demande de saisir soit le nom et le prénom, soit le matricule AAM de cette personne. Cette seconde option est la plus simple, car le système présentera les données actuelles de cette personne, même si elle ne s'est pas réaffiliée depuis plusieurs années.

En l'absence de numéro de matricule, on saisit donc nom et prénom. Il se peut que l'AAM dispose déjà d'un homonyme parfait de ce nom. Si c'est le cas et que l'on est certain de l'identité, on refusera le choix proposé par le système.
On se retrouve dans tous les cas sur un formulaire dont on essayera de remplir toutes les cases. Certaines sont indispensables, d'autre optionnelles. Notons dans le bas les options pour recevoir le magazine et pour demander une licence FAI. On coche la dernière case pour confirmer que l'on demande cette affiliation à l'AAM pour un membre de son propre club puis le bouton affilier. Le système va générer un nouveau matricule et, si l'option fut choisie, un numéro de licence FAI.
En attendant la suite, l'enregistrement du nouveau membre apparait sur fond jaune.

Phase 2 - Signaler le versement de la cotisation

L'affiliation du nouveau membre  ne sera évidemment validée que lorsque la cotisation de ce nouveau membre aura été perçue par l'AAM... C'est typiquement une action que le trésorier du club devra initier en opérant de la même façon que pour l’affiliation des anciens membres.  

Phase 3 - Le membre est effectivement affilié à l'AAM

Dès la fin de l'étape précédente et la réception par la trésorerie de l'AAM de la cotisation, notre trésorier valide le statut du nouveau membre qui est désormais tout à fait en règle. Le secrétaire de son club pourra observer que tout s'est effectivement déroulé comme prévu (l'enregistrement du membre sera sur fond vert) et il pourra donner au membre tous les droits prévus : fréquenter le terrain, demander le passage du brevet élémentaire, faire appel à l'assurance en cas d'incident, etc. Mais le membre peut désormais, lui aussi, accéder au système pour y observer les données qui le concernent, en modifier les éventuelles imperfections, signaler les changements, etc. Voir le chapitre 1 de ce tutoriel pour les détails.

Inscription d’un membre d’un autre club

Lorsqu'une personne déjà membre d'un club de l'AAM se présente chez vous pour demander son affiliation à votre club, elle ne doit évidemment pas payer à nouveau une cotisation AAM. Demandez-lui son matricule et avec lui, ou à défaut en saisissant ses nom et prénom, vous pouvez accéder à son enregistrement. Il vous suffit de cocher la case en face de son nom puis de pousser le bouton "Affilier" en bas de page pour que sa demande d'affiliation chez vous soit prise en compte. Le couleur de son affichage passera au bleu pour signaler que le club principal de ce membre n'est pas le vôtre.

Opérations sur plusieurs membres simultanément

On l'a déjà dit : il suffit de cocher les enregistrements de plusieurs membres en colonne de gauche pour effectuer sur leur ensemble l'une des opérations prévues : affilier, signaler le paiement des cotisations, résilier ou... demander leurs cartes de membre...

Pour conclure

Avec les développements de notre système informatique, nous croyons avoir nettement facilité la vie de nos gestionnaires de clubs. Mais on n'en restera pas là. Plusieurs propositions d'amélioration ont déjà été formulées, notamment lors de la première session de formation qui s'est déroulée à Namur début avril. On a évoqué:

• une simplification de l'impression de plusieurs cartes simultanément
• la possibilité d'extraire du système des fichiers en format "tableur" de groupes de membres en vue d'en exploiter le contenu sur l'ordinateur du club

Si vous souhaitez, en tant que gestionnaire d'un club, en tant qu'examinateur ou mesureur de bruit, assister à une prochaine session de formation, signalez-le sans retard à notre secrétariat