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Chers membres & dirigeants de clubs

Comme annoncé, cette année notre assemblée générale se déroulera de manière virtuelle, en vidéoconférence.

L’assemblée générale se déroulera le dimanche 21 février à 14h.

Dans cette newsletter, vous trouverez un maximum d’informations concernant l’organisation de cette AG un peu particulière.
Nous avons choisi le logiciel « ZOOM Webinaire » pour organiser la réunion.
La procédure ci-dessous décrit en détail comment installer ZOOM sur votre ordinateur et comment se connecter.

Afin de participer à l'assemblée générale, l'inscription répondra aux principes suivants:

• Les responsables de club recevront une invitation à l’AG par courrier postal ET par courrier électronique. Le courrier électronique contiendra un lien pour accéder au formulaire d’inscription.
• Chaque club désigne un ou deux représentant(s) en fonction du nombre de membres (à partir de cinquante membres, vous avez la possibilité de désigner deux représentants).
  Ce sont ces représentants qui doivent s’inscrire en utilisant le lien fourni dans l’invitation et en remplissant le formulaire d’inscription.
• Une fois le formulaire complété, il sera vérifié par Jean-Luc Dufour. Si les informations fournies sont correctes et complètes, l’inscription est validée et un mail de confirmation vous sera envoyé. Dans le cas contraire, l’inscription est refusée et les informations manquantes devront être fournies par mail à Jean-Luc. Pour des raisons pratiques, les inscriptions (ou les informations manquantes) devront être envoyées au plus tard une semaine avant l’assemblée générale.
• Le mail de confirmation contiendra le lien qui permettra de rejoindre l’assemblée générale le 21 février à 14h.
• Les membres à titre personnel recevront aussi une invitation à l’AG par voie postale et par courrier électronique avec le lien vers le même formulaire d’inscription.

Quelques changements majeurs par rapport aux AG en présentiel:

• La participation à l’AG ne sera autorisée qu’aux représentants de club (un ou deux), aux membres à titre personnel, aux membres du CA et aux intervenants.
• Les votes se feront de manière électronique via ZOOM. Le système mis en place garanti que tous les scrutins seront secrets.
• Pour des raisons techniques, nous utiliserons le principe de
  «une connexion = une voix».
  Donc si un représentant de club est en même temps membre à titre personnel, il devra soit se connecter sur deux appareils différents, soit son club délègue un autre membre pour participer à l’AG. Il en est de même pour les membres à titre personnel qui seraient porteur d’une procuration, ils devront se connecter sur deux appareils pour pouvoir voter.
• Les candidatures pour les places d’administrateur de l’AAM, représentants à titre personnel et représentant de l’AAM à la LBA devront être déposées au plus tard une semaine avant l’assemblée générale.

Comment installer ZOOM et rejoindre le webinaire?

Le document disponible sous le lien ci-dessous vous présente et explique l’installation du logiciel ainsi que la manière de se joindre à une réunion.

Télécharger le manuel d'aide